Zeiterfassung einführen: die Checkliste für kleine Teams
Eine neue Zeiterfassung ist nicht allein deshalb startklar, weil alle Namen eingetragen sind. Für einen verlässlichen Start müssen Vertragsdaten, persönliche Zugänge und der Ablauf im Geschäft zusammenpassen. Diese Checkliste beschreibt die Vorbereitung mit Stempli und zeigt, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen und welche bis zur Abstimmung mit dem Steuerbüro warten können.
Redaktionell verantwortlich: Kadir Diego Padin Rodriguez
1. Einen eindeutigen Starttag festlegen
Bestimmen Sie, ab welchem Tag Stempli die bisherige Erfassung ersetzt und wer während der Einführung Rückfragen beantwortet. Klären Sie, wo die Unterlagen aus der Zeit davor bleiben. Eine zeitlich begrenzte Vergleichsphase kann helfen; dauerhaft parallele Listen führen jedoch leicht zu unterschiedlichen Ständen. Für den ersten Test reicht eine Person. Erst wenn Kommen, Pause, Gehen und die Anzeige in der Verwaltung zusammenpassen, beziehen Sie das übrige Team ein.
2. Die aktuelle Personalliste abgleichen
Prüfen Sie Namen, Personalnummern und tatsächliche Ein- und Austrittsdaten. Eine im System vorbereitete Person muss nicht automatisch bereits aktiv beschäftigt sein. Umgekehrt kann eine neue Kraft in der Lohnabrechnung schon vorkommen, obwohl sie noch nicht in Stempli angelegt ist. Lassen Sie diese Unterschiede ausdrücklich bestätigen. Vergeben Sie keine erfundenen Personalnummern und ersetzen Sie ein unbekanntes Eintrittsdatum nicht durch den Tag, an dem Sie das Programm eingerichtet haben.
3. Wochenstunden und vertragliche Arbeitstage erfassen
Benötigt werden die vereinbarten Wochenstunden und ihre Verteilung auf die Wochentage, jeweils ab einem klaren Gültigkeitsdatum. Ein Dienstplan und ein Vertragsmodell erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Der Plan sagt, wann jemand eingesetzt wird. Das Modell beschreibt die vereinbarte Sollzeit und ist Grundlage für Abwesenheitsgutschriften. Bei Teilzeit, wechselnden Tagen oder Vertragsänderungen stimmen Sie die geeignete Verteilung vorher ab. Eine Null im vorbereiteten Profil ist kein bestätigter Vertrag und darf nicht als Grundlage eines zuverlässigen Saldos gelten.
4. Urlaub und vorhandene Salden zum Start prüfen
Erfassen Sie den bestätigten jährlichen Urlaubsanspruch und klären Sie, welcher Resturlaub am vereinbarten Starttag noch besteht. Bereits verbrauchter Urlaub, laufende Ansprüche und Überträge aus dem Vorjahr sind nicht dasselbe. Auch vorhandene Über- oder Minusstunden brauchen einen dokumentierten Anfangsstand und eine klare Zuständigkeit. Tragen Sie einen Gesamt-Resturlaub nicht ungeprüft als Vorjahresübertrag ein. Die konkrete Übernahme wird vor dem ersten verbindlichen Monatsabschluss abgestimmt.
5. Handy-App und Tablet bewusst auswählen
Nicht jede Person benötigt beide Wege. Für die Handy-App braucht es einen persönlich freigegebenen Zugang mit einer erreichbaren E-Mail-Adresse. Über den persönlichen Link setzt die Person ihr Passwort selbst. Ein zusätzlich gekauftes Firmenpostfach ist dafür nicht grundsätzlich nötig. Am gemeinsamen Tablet wird zuerst das Gerät mit dem richtigen Betrieb gekoppelt; anschließend nutzt jede Person ihre eigene vierstellige PIN. Der einmalige Gerätekopplungscode und die persönliche Stempel-PIN sind unterschiedliche Dinge. Teilen Sie keine gemeinsame Team-PIN.
6. Schichtvorlagen an den wirklichen Alltag anpassen
Bestätigen Sie die üblichen Anfangs- und Endzeiten und die vorgesehenen Pausen. Vorlagen sparen anschließend Zeit beim Einplanen. Sie ersetzen weder das Vertragsmodell noch eine tatsächlich erfasste Pause. Prüfen Sie beim ersten Wochenplan auch freie Tage, Abwesenheiten und Überschneidungen. Das Team sollte wissen, wo es seinen Plan sieht und wie Änderungen mitgeteilt werden. Starten Sie mit einer überschaubaren Woche, statt einen unbestätigten Standardplan über mehrere Monate zu vervielfältigen.
7. Einen vollständigen Tag auf den echten Geräten testen
Führen Sie Kommen, Pausenbeginn, Pausenende und Gehen auf den vorgesehenen Handys beziehungsweise dem Ladentablet aus. Kontrollieren Sie parallel im Web, ob die richtige Person, der Status und die Zeitwerte erscheinen. Prüfen Sie außerdem das Schließen und erneute Öffnen der App. Ein Test mit einer instabilen Verbindung ist ein eigener Prüfschritt: Warten Sie auf bestätigte Synchronisierung, bevor Sie einen Datensatz als vollständig übertragen ansehen. Testbuchungen dürfen nicht unbemerkt Teil der echten Abrechnung werden; bereinigen Sie sie nachvollziehbar.
8. Zeiterfassung und Lohnübergabe getrennt freigeben
Für den Beginn der täglichen Zeiterfassung muss eine noch nicht geprüfte DATEV-Schnittstelle nicht aktiviert werden. Für die Lohnübergabe benötigen Sie dagegen die tatsächlichen Angaben des Steuerbüros: Zielprogramm, Berater- und Mandantennummer, Personalzuordnung, Lohnarten und die Regeln zu vergüteten Stunden und Abwesenheiten. Erfasste Arbeitszeit ist nicht automatisch auszuzahlende Zeit. Festgehälter dürfen nicht versehentlich eine zusätzliche Stundenlohnbuchung auslösen. Eine generische CSV-Datei ist deshalb kein Nachweis für einen passenden LODAS-Import.
9. Den ersten Monatsabschluss gemeinsam vorbereiten
Klären Sie vor dem Abschluss offene Stempelungen, Korrekturanträge, Abwesenheiten und fehlende Vertragsangaben. Vergleichen Sie die Unterlagen mit dem erwarteten Stand. Ein verbindlicher Abschluss und ein Testlauf sind unterschiedliche Vorgänge. Lassen Sie eine für DATEV vorgesehene Datei zuerst durch das Steuerbüro einlesen und Personalzuordnung sowie Werte bestätigen. Erst danach wird der konkrete Exportweg freigegeben. Dokumentieren Sie, wer den monatlichen Abschluss übernimmt, wann das Steuerbüro die Unterlagen braucht und wie die Übertragung erfolgt.
Nächster Schritt
Den Ablauf im eigenen Betrieb prüfen.
Stempli verbindet Zeiterfassung, Arbeitsplan, Abwesenheiten und Monatsabschluss in einem gemeinsamen Ablauf.
Häufige Frage
Müssen die Mitarbeitenden die Einrichtung selbst übernehmen?
Nein. Personalakten und bestätigte Vertragswerte können vorbereitet werden. Persönliche Passwörter und PINs richten Sie anschließend gezielt mit den jeweiligen Personen ein; Einladungen werden in Stempli ausdrücklich freigegeben.
Häufige Frage
Kann das Team starten, obwohl DATEV noch nicht freigegeben ist?
Die tägliche Zeiterfassung und ein bestätigter Lohnimport sind getrennte Schritte. Ein Start der Erfassung setzt funktionierende persönliche Zugänge beziehungsweise Tablet-PINs und einen getesteten Ablauf voraus. Der DATEV-Export bleibt bis zum bestätigten Testimport gesperrt.
Häufige Frage
Welche Unterlagen muss ich für die Einrichtung zusammentragen?
Eine bestätigte Liste mit aktuellen Beschäftigten und Personalnummern, Eintrittsdaten, Wochenstunden und Arbeitstagen, Urlaubsansprüchen sowie den zu übernehmenden Anfangsständen. Für die technische Einrichtung müssen nicht pauschal vollständige Arbeitsverträge verschickt werden.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche, steuerliche oder arbeitsrechtliche Beratung im Einzelfall.