Datenschutzerklärung

Stempli erfasst Arbeitszeit. Dafür werden Name, Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch und Personalnummer verarbeitet. Alle fachlichen Daten liegen in Frankfurt am Main. Es gibt keine Standortermittlung, kein Geofencing und keine Anwesenheitskontrolle über GPS. Werbung, Weiterverkauf von Daten und Auswertungen über einzelne Personen, die über Stunden und Urlaub hinausgehen, gibt es nicht.

Für die Verarbeitung in Stempli ist der Betrieb verantwortlich, der Stempli einsetzt, also Ihr Arbeitgeber. Er entscheidet über Zwecke und Mittel der Verarbeitung.

Rodriguez Web, Inhaber Kadir Diego Padin Rodriguez, Delftstraße 8, 27474 Cuxhaven, betreibt Stempli im Auftrag des Betriebs als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung. Kontakt: diego@rodriguez-web.de.

• Stammdaten: Vorname, Nachname, Personalnummer, Rolle, Wochenstunden, Urlaubsanspruch, Eintrittsdatum, gegebenenfalls ein selbst hochgeladenes Profilbild.
• Zugangsdaten: die E-Mail-Adresse für die Anmeldung. Für das Tablet im Geschäft zusätzlich eine vierstellige PIN, gespeichert ausschliesslich als Hashwert.
• Arbeitszeiten: Beginn, Ende, Pausen, die Quelle des Stempels (Handy oder Tablet), Korrekturanfragen mit Begründung, Stornierungen mit Grund.
• Änderungsprotokoll: zu jeder Änderung an einer erfassten Arbeitszeit der alte Wert, der neue Wert, der Zeitpunkt und die Person, die geändert hat. Das verlangt die Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeiterfassung.

Für die Einrichtung verarbeitet Stempli den Betriebsnamen, Vor- und Nachnamen der Inhaberin, ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, das Bundesland und die geplante Teamgröße. Diese Angaben werden benötigt, um den getrennten Betrieb, den sicheren Inhaberinnen-Zugang und die passenden Feiertagsregeln einzurichten.

Um automatisierten Missbrauch zu begrenzen, wird die Internetadresse des Anschlusses nicht im Klartext gespeichert. Stattdessen entsteht daraus ein täglich wechselnder, nicht im Produkt sichtbarer Hashwert mit einem Versuchszähler. Diese Einträge werden nach spätestens 48 Stunden zur Löschung vorgesehen und täglich bereinigt.

Die Verarbeitung stützt sich auf § 26 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz in Verbindung mit Artikel 88 Datenschutz-Grundverordnung: sie ist für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Hinzu kommt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der Verordnung, denn die Aufzeichnung der Arbeitszeit ist gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz und nach dem Mindestlohngesetz.

Das Profilbild ist freiwillig. Grundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a. Sie können es jederzeit in der App wieder entfernen.

Alle fachlichen Daten liegen in der Region europe-west3, also im Rechenzentrum Frankfurt am Main. Das gilt für die Datenbank, die hochgeladenen Bilder, die Serverfunktionen und die erzeugten Stundenzettel. Technischer Dienstleister ist Google Ireland Limited mit Firebase.

Eine Ausnahme betrifft die Anmeldung: Firebase Authentication lässt sich nicht auf eine Region festlegen und verarbeitet die Zugangsdaten in den Vereinigten Staaten. Dort steht ausschliesslich die E-Mail-Adresse. Name, Telefonnummer, Profilbild, Rolle und Betriebszugehörigkeit stehen dort nicht.

Melden Sie sich über Google oder Apple an, übermittelt der jeweilige Anbieter zusätzlich Ihren dort hinterlegten Namen und die Adresse Ihres Profilbilds an das Anmeldekonto. Diese Angaben liegen dann ebenfalls in den Vereinigten Staaten, lassen sich nicht einzeln entfernen und verschwinden erst, wenn die Verknüpfung gelöst wird. Wer das nicht möchte, meldet sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an; beide Wege stehen gleichberechtigt nebeneinander.

Für die Übermittlung in die Vereinigten Staaten stützt sich Google auf den EU-US Data Privacy Framework und auf Standardvertragsklauseln.

Aufzeichnungen über die Arbeitszeit sind nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Sind die Aufzeichnungen für Lohn, Steuer oder Sozialversicherung von Bedeutung, gelten die längeren Fristen aus § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch, in der Regel sechs bis zehn Jahre.

Deshalb werden Zeiteinträge nicht gelöscht. Eine fehlerhafte Erfassung wird storniert, mit Grund, und bleibt sichtbar. Nach Ablauf der Fristen entscheidet der Betrieb über die Löschung.

Sie können Ihr Konto jederzeit in der App löschen, unter „Profil“ und dort ganz unten. Dabei werden Name, Personalnummer, Profilbild, Terminal-PIN und der Anmeldezugang entfernt. Sie können sich danach nicht mehr anmelden.

Die erfassten Arbeitszeiten bleiben erhalten, weil der Betrieb sie aufbewahren muss. Sie sind danach keiner Person mehr zugeordnet, sondern nur noch einer Kennung ohne Namen. Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung nimmt Daten vom Löschanspruch aus, deren Aufbewahrung eine rechtliche Verpflichtung erfüllt.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dafür an Ihren Betrieb; er ist verantwortlich. Eine erteilte Einwilligung, etwa für das Profilbild, können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich ausserdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, in der Regel bei der Behörde des Bundeslandes, in dem Ihr Betrieb sitzt.

Stempli fragt zu keinem Zeitpunkt den Standort ab. Es gibt kein Geofencing und keine Prüfung, ob jemand beim Stempeln im Geschäft ist. Es gibt keine Auswertungen über einzelne Personen, die über die geleisteten Stunden und den Urlaubsstand hinausgehen. Werbung findet nicht statt, Daten werden nicht verkauft und nicht für fremde Zwecke weitergegeben.